I numeri e i KPI da monitorare

KPI è un acronimo che sta per Key Perfonmance Indicators e sono degli indicatori che misurano quanto le nostre performance o azioni sono vicini all’obiettivo strategico che ci siamo poste. Ma quali sono i numeri che necessariamente dovremmo monitorare?

Molte imprenditrici creative non amano molto la parte del loro lavoro che è fatta dai numeri. Eppure tutte dovremmo avere una visione chiara e dall’alto della nostra attività e dei numeri da dover monitorare o cosiddetti KPI.

È molto facile nascondere la testa nella sabbia come fanno gli struzzi.

All’inizio della mia attività oscillavo dal monitorare ossessivamente dati e numeri al lasciare invece andare le cose come se ci fosse stata una mano dall’alto pronta a venirmi in aiuto in caso di necessità. Ovviamente questo modo di fare non mi ha portato subito a risultati tangibili e concreti, anzi.

Ho imparato con il tempo a monitorare dei numeri chiave o KPI che direi fondamentali e che sono la cartina tornasole della mia attività. In questo modo ho complessivamente sotto mano l’andamento delle cose per capirne il flusso e correggere il tiro in caso di necessità.

Quella che ti vado a stilare è una mappa a prova di imprenditrice creativa che ti aiuta a tenere sotto controllo il tuo biz e a gestire le incertezze allontanando ansie e paure.

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Cosa sono in concreto i KPI?

I KPI o Key Performance Indicator – come dice la parola – sono semplicemente dei indicatori di performance e sono davvero essenziali per monitorare in modo semplice e chiaro l’andamento complessivo della tua attività. In questo modo guardare ai numeri non sarà più uno stress.

La chiave di tutto sta nel semplificare

Niente è complicato fino a quando non lo rendiamo tale.

Per chi lavora attraverso il web questi indicatori rivestono una grande importanza sia nel riuscire a monitorare il traffico sui propri canali e sia nel misurare la conversione delle nostre pagine di vendita come anche l’efficacia delle strategie di marketing o di quella che è la Brand Awareness (notorietà e riconoscibilità del brand).

Sono quindi fondamentali perché ti consentono di conoscere a fondo le performance complessive della tua attività.

In particolare misurano l’efficienza del servizio, la fidelizzazione del cliente, il raggiungimento di una certa quota di mercato. Misurano, cioè, non solo le prestazioni del processo della crescita della tua attività ma anche quale valore la tua attività ha  per il cliente e ci permettono di agire con maggiore efficacia.

Come distinguo gli indicatori di performance?

In realtà i KPI si dividono in due categorie:

• I Macro KPI che sono gli indicatori chiave di tutta la tua azienda. I soli che vanno sempre e comunque monitorati.
• I Micro KPI che sono da 1 a 3 numeri che ogni membro del team – ovviamente se sei sola lo devi fare tu – deve tenere sotto controllo per assicurarsi che il proprio lavoro stia contribuendo al crescere naturale dell’attività.

Vediamo i Macro KPI:

Riduco i Macro KPI a soli tre numeri per non farti sentire sopraffatta.

Sono tre dati importanti da monitorare sempre e ogni settimana e rappresentano in qualche modo una cartina tornasole dello stato di salute della tua attività.

1. Le entrate settimanali da lanci esterni o promozioni come anche da lanci interni. Questo dato ci da un’idea di quanto generano i nostri lanci o il nostro ecosistema automatizzato di prodotti o servizi.
2. Poi c’è il numero di iscritti alla nostra lista che ci fa capire quanti sono gli iscritti attivi che ci seguono.
3. Il ROI (Return on investment). Cioè il ritorno sull’investimento in marketing effettuato. L’indice ROI si esprime come rapporto percentuale fra la differenza tra ricavi e costi dell’investimento e il costo stesso dell’investimento: ROI = [ (Ricavi-Costi) / Costi ] x 100. Nelle campagne di advertising di traffico a pagamento è quanto di quello che ho speso mi sta sta rientrando in numeri ossia fatturato e tempo.

È importante tenere in ogni caso sott’occhio i numeri delle campagne in abbonamento in caso tu le si abbia. Questo ci permette di capire il trend di crescita o decrescita o stabilità.

Vediamo i Micro KPI

Gli obiettivi di Micro KPI si applicano al tuo team nel caso tu ne abbia uno anche piccolo o a te stessa se sei da sola e ti occupi personalmente di tutto.

Sulla base delle dimensioni del progetto e del tuo team i Micro KPI possono variare in numero e tipologia.

Questi sono da un numero di 1 ad un massimo di 5 per che ogni membro deve controllare per assicurarsi che sta contribuendo alla crescita della tua attività. Di solito si riducono a 3.

Per esempio la persona dell’area advertising oltre al ROI controlla il costo per iscritto alla lista o il tasso di conversione della pagina di atterraggio. Solitamente meno sono i numeri da controllare meglio è.

Esempi basilari di dati da monitorare settimanalmente sono:

• per la SEO: il volume di traffico organico che arriva al tuo sito, le conversioni per obiettivi delle pagine del sito e le top keywords per cui sei posizionata su google.
• il responsabile assistenza clienti invece riporta il nostro tempo medio di risposta per utente, il numero di mail risolte e il tasso di rimborsi mensili.
• l’esperto di advertising monitora invece l’investimento settimanale, il roi settimanale e mensile, i nuovi leads acquisiti.
• il responsabile dei social riporta la copertura raggiunta dai diversi canali, i nuovi iscritti, i nuovi clienti generati da quei canali.

Scegli tra questi dati quelli che in questo momento sembrano rilevanti per te.

In conclusione abbiamo visto:

• l’importanza di monitorare i numeri o meglio i KPi
• Cosa sono in concreto i KPI
• I Macro KPI
• I Micro KPI

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