Gli strumenti per la pianificazione

Gli strumenti per la pianificazione strategica della propria attività sono necessari per il perseguimento degli obiettivi economici e della propria crescita. Sono una maniaca della pianificazione e degli strumenti per la pianificazione. Credo che creatività e pianificazione possano andare a braccetto. Non possiamo potenziare l’una senza fare uso dell’altra. Se ne sono resi conto anche molti creativi.

Sono abituata da anni a pianificare. Ho iniziato da giovanissima come imprenditrice nel settore moda. Ho collaborato poi nell’organizzazione di eventi e nel marketing per anni con un creativo indisciplinato e il lavoro non è stato facile. In compenso tale esperienza mi aiuta oggi a lavorare più facilmente con molte donne creative che lavorano in ambiti diversi dall’architettura al design, alla moda.

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A cosa servono gli strumenti per la pianificazione?

In questi lunghi anni ho affinato l’uso dei miei strumenti per la pianificazione. Strumenti che mi aiutano efficacemente nel mio lavoro a cominciare dallo stilare un planning fino al mettere sulla carta obiettivi e progetti. Come anche semplicemente organizzare il flusso di un lavoro.

Sono strumenti per la pianificazione che condivido anche con le mie clienti e che poi loro stesse fanno propri introducendo gli stessi o anche di nuovi nel loro lavoro giornaliero.

All’inizio ero portata a sperimentare la qualunque ed ogni novità che si presentasse. Nel tempo ho ristretto la cerchia degli strumenti per la pianificazione ai più utili ed essenziali e che mi portano verso risultati concreti e tangibili.

Pianificazione uguale semplificazione

L’obiettivo che sta alla base dell’utilizzo di uno strumento è semplificare la mia vita e rendermi maggiormente produttiva.

Quali sono i miei strumenti per la pianificazione?

Non devi per forza adottarli anche tu. Quello che ti consiglio è di provarli, sperimentarli e nel caso farli tuoi se vuoi o in caso contrario ti invito a cercarne degli altri che ti aiutino a semplificare la tua vita e il tuo lavoro

Cominciamo:

Al primo posto c’è l’insostituibile Google Calendar. In prima pagina ho la versione mensile che in un colpo d’occhio mi dà tutte le attività che ho nel mese. Lo utilizzo per pianificare il mio lavoro, gli appuntamenti. Segno le sedute con le clienti, le giornate di batching, le ore a disposizione per la fatturazione. Ci metto anche i più importanti impegni personali. In modo da bloccare quelle ore da altri impegni compresi quelli di lavoro. La possibilità di colorare in maniera differente gli eventi mi aiuta ad organizzare da subito il tempo che mi è rimasto a disposizione e a calibrare le mie energie. Lo posso collegare ad altri strumenti ed altri calendari ed ho anche la versione app sul cellulare sempre a portata di mano. Senza dimenticare che ho la possibilità di cambiare in un batter d’occhio la disposizione degli impegni.
Non può mancare l’agenda cartacea. Ne ho provate tante e di differenti. Alla fine ho optato per la più utile ed essenziale come formato, utilizzo e costo. Il mio acquisto lo faccio da Amazon ed è l’Academic Planner. Ha il formato mensile e giornaliero con una visione della settimana. Al mattino ho l’abitudine – una volta aperto Google Calendar – di pianificare minuto per minuto la mia giornata compreso il tempo per la mia ginnastica posturale e la mia passeggiata quotidiana.
Ho sostituito per tanti motivi il pacchetto Office con Google Drive. Ci faccio di tutto. Dallo scrivere i testi dei miei articoli, i testi delle newsletter o le caption dei miei post. Dalla pianificazione del mio piano marketing al piano editoriale e al suo calendario. Dal creare moduli per la mia attività a fogli di calcolo dei miei Kpi, ai fogli di gestione delle spese. Dai calcoli di costi e ricavi per le mie clienti a formulazione di progetti o al data base delle mie clienti. La formula gratuita ha già 15GB di spazio da utilizzare.
I file più pesanti li invio tramite WeTransfer utilizzando la mia email. Invio video, cartelle, audiocast, presentazioni.
Per la gestione delle sedute delle mie clienti utilizzo Trello. Ho creato una cartella con i nomi di ogni cliente e il piano di lavoro e di sedute da svolgere. Lo aggiorno con appuntamento dato da giorno e ora e tema dell’incontro. Ogni tema ha un colore diverso. Trello è collegabile sia a Google Calendar che a Google Drive.
Alcuni progetti trovano sviluppo su Todoist come ho fatto con la creazione dei contenuti di “I Must per il tuo Successo”, l’audiocast esclusivo per le donne grintose che vogliono promuoversi attraverso il web. Anche Todoist è collegabile a Google Calendar.
Nel momento in cui una mia cliente acquista un mio prodotto o servizio riceve una mail in cui può bloccare la prima seduta con me grazie al calendario online di Calendly. Lo trovo estremamente funzionale e insostituibile. È la migliore versione gratuita che ho trovato sul mercato di calendario online. Grazie a Calendly le mie clienti in autonomia possono bloccare una seduta con me in quanto sanno in quale fascia di tempo lavoro e sono libera.
Pianifico settimanalmente i contenuti delle mie pagine Facebook grazie a Creator Studio. Questo mi permette di creare contenuti in linea con il mio piano marketing e il mio piano e calendario editoriale e di continuare a lavorare focalizzata sul resto del mio lavoro. Rispondo sempre in tempo utile a commenti e condivisioni.
Il calendario Instagram ha una vita diversa. Lo pianifico settimanalmente su Planoly con foto e quote. La creazione delle caption pur seguendo un piano editoriale che rispecchia una strategia e un piano marketing la lascio al giorno prima della pubblicazione. Instagram è il canale dell’istantaneo e dell’immediato e per me deve rimanere così pur seguendo le logiche del mio marketing.
I blog post grazie agli efficaci strumenti di pianificazione di Wordpress li pianifico con molto anticipo. Anche di un mese.
La stessa cosa per la newsletter. Grazie all efficace strumento di pianificazione Mailerlite pianifico mail e funnel. Trovo Mailerlite funzionale anche per me che non sono una nerd in provetta ed è facilmente integrabile con la piattaforma di Wordpress meglio di altri autorisponditori.

Sono questi gli strumenti essenziali per la mia pianificazione di cui oggi non so fare a meno e che in poco tempo mi hanno portato semplificando il mio business verso risultati straordinari.

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