Come stabilire le giuste priorità

Stabilire le giuste priorità significa organizzare la propria vita e il proprio lavoro in linea ai propri valori, alle cose in cui crediamo e ai nostri obiettivi. Obiettivi che illuminano la nostra vita come un faro e ne tracciano il percorso.

Occorre sempre sapere a cosa dare la giusta priorità.

Ti sei accorta di quanto sia molto facile compilare una lista di cose da fare – la cosiddetta To do list – e di quanto sia invece difficile portarla a termine?
Questo a maggior ragione se gran parte del nostro lavoro è sulle nostre spalle e non abbiamo un team di supporto a cui delegare.

Proprio quando siamo nel pieno di un sovraccarico di impegni e di cose da portare a termine occorre fare uso di un metodo adeguato per poter stabilire le giuste priorità.

C’è sempre una soluzione efficace per ogni cosa.
In sostanza occorre acquisire un vero metodo di lavoro che ci aiuti a stabilire quelle che sono le priorità fondamentali ed importanti per ognuna di noi.
Una volta che si avrà fatto questo lavoro la cosa più importante da fare è che queste priorità o punti fermi vadano messi in agenda. Una volta poi iniziato a lavorare sopra ad uno di questi lo si deve portare a termine prima di passare al punto successivo.

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Da cosa si può cominciare?

La prima cosa da fare è compilare una macro lista di tutte le attività mensili che possono essere iniziate e portate a termine oppure pianificate.
Da questa lista vanno depennate tutte quelle attività che possono essere delegate e fatte fare da qualcun altro. In modo da velocizzare il tuo lavoro nel complesso. Come quelle che possono essere svolte dalla tua assistente virtuale, web master, social media manager o commercialista e così via.
In questo caso mettile tutte in una lista a parte e inseriscile in un progetto condiviso su Google Drive, Trello o altro, ma vanno eliminate dalla tua To do list.

Occorre poi stabilire dei parametri

Per tutte le altre cose della tua macro lista prendi come parametro di misura il concetto di “Importante“. Ossia “Importante” è uguale a “ogni cosa che comporta, una volta fatta, il raggiungimento o il mantenimento di un vantaggio a lungo termine. O che al contrario se non viene fatta causa delle importanti ripercussioni.”
Prendi poi un foglio A4 e dividilo in 4 quadranti in cui catalogare i diversi task della tua macro lista.

I quadranti che dovrai riempire sono suddivisi in quest’ordine di cose: urgenti, da pianificare, crisi e cestino.

Vediamoli uno ad uno.

• Urgente: sono le cose da fare al momento e che hanno una scadenza temporale ben precisa. Come i problemi pressanti. I progetti già avviati. Non portare a termine queste attività causa stress, crisi nella gestione del proprio lavoro. Si ha la sensazione di vivere in uno stato d’allarme quasi fossimo dei pompieri.
• Pianificazione: qui rientra la pianificazione di nuovi progetti o prodotti. Tutto ciò che può essere pianificato. Anche come fare crescere i propri numeri, le nuove opportunità, il rinnovamento. Il risultato che otteniamo portando a termine queste attività è l’avvicinamento alla nostra visione, prospettiva, equilibrio, disciplina, controllo e poche crisi di lavoro.
• Crisi: qui rientrano le interruzioni. alcune telefonate, email, riunioni o meeting, messaggistica e notifiche. Se focalizziamo gran parte del nostro tempo su queste attività rischiamo di lavorare su obiettivi dalla scadenza molto breve. Causiamo una crisi di gestione del nostro lavoro. Diventiamo incostanti e finiamo col sentirci impotenti.
• Cestino: sempre alcune email o telefonate. Lo scrollo sui social, perdite di tempo, situazioni banali, cattive abitudini ed eccessi. Il risultato che otteniamo portando sempre avanti attività di questo tipo è di una totale irresponsabilità e il dipendere da altri.

Una volta stabilite le diverse priorità occorre imparare ad organizzare le giornate

Subito dopo aver stabilito l’ordine di importanza di ogni priorità è necessario finalmente preparare una To do list giornaliera.

Per dare rilevanza e tempo adeguato alle prime due categorie delle cose da fare – urgenti e da pianificare – devi togliere tempo dalle ultime due.

Perciò in ordine di importanza stabilisci 6 grandi sassi di cose da fare durante la giornata.
Mettendo i più importanti e fondamentali nelle prime ore della giornata in cui siamo più produttive. 6 sassi e solo 6. In modo tale che una volta portato a termine il tuo compito avrai avuto la sensazione di aver realizzato delle grandi cose e allo stesso tempo di non sentirti in sovraccarica.
Se sei in crisi riduci i 6 a 3 e organizzali in questo modo: se posso fare una cosa soltanto, quale faccio?
Poi passa a chiederti se 2 e poi 3.
Questo però solo in caso di crisi ed emergenza.

Usa a tuo favore la regola di Pareto

Secondo il principio di Pareto l’80% dei nostri risultati è l’effetto di un 20% di cause. Questo vuol dire che l’80% del risultato del tuo lavoro è dovuto soltanto al 20% delle cose che fai.
Questo 20% fa la differenza.
Quello che devi fare è capire a cosa corrisponde a quel 20%. Quali azioni sono rilevanti? Quali compiti che riesci a portare a termine sono veramente produttivi?
Una volta che lo avrai capito inserisci nella tua giornata sempre quel 20% di attività.

In conclusione:

• Prepara una maxi To do list delle cose da fare.
• Organizza le attività secondo un ordine di importanza.
• Organizza le tue giornate mettendoci dentro 6 grandi sassi.
• Sfrutta la regola di Pareto.

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